Så blir du en bra chef på distans

Lena Ahlström driver sedan många år sitt eget företag Ledarstudion. Affärsidén är att utveckla chefer till att leda andra. De lär sig att bygga intelligenta team och hur man väcker andras kreativitet.

Som ledarskapsexpert får nu Lena Ahlström många frågor om hur man kan utvecklas som chef när alla medarbetare jobbar hemifrån. Hon håller med om att utmaningarna är många, även om det finns fördelar.

– Om jag börjar med fördelarna, ser jag att folk arbetar mer fokuserat och effektivt när de inte behöver resa till jobbet. Under mötena är alla noga med att uttrycka sig mer koncist, det blir inget onödigt prat. Många upplever också en större frihet, säger hon.

Men nackdelarna är stora. Bortsett från att många känner sig isolerade och saknar spontanmötena vid kaffemaskinen, ser Lena Ahlström stora svårigheter med att leda videomöten.

– Det allra svåraste för chefen är att man inte vet hur det man säger landar. Du kan inte läsa av ansiktsuttryck. En del deltagare kanske inte säger något under hela mötet, då får du ingen feedback alls. Du vet inte vilken stämning det är på mötet.

Hennes egen arbetsplats är drabbad just av detta. De 18 medarbetarna arbetar på distans. Därför har Lena Ahlström utarbetat rutiner som lätt kan kopieras av andra.

Tips på rutiner

• Incheckning varje morgon klockan 9. Då börjar videomötet med samtliga 18 anställda. Alla ska då vara redo att börja jobba. En it-konsult anlitades för att se till att alla har bra uppkoppling, belysning och så vidare.

– Dagliga möten är viktiga för alla organisationer. Det som pågår nu är ju inte social distans – utan fysisk. Den sociala delen av arbetet behöver upprätthållas för att man ska kunna hålla liv i en lärande organisation. Prata med alla, och skapa en plattform där medarbetarna kan meddela sig med varandra, skriva rapporter, chatta, säger Lena Ahlström.

• Alla får konkreta arbetsuppgifter, till exempel att ringa upp ett antal kunder för att höra hur de har det, fråga om Ledarstudion kan hjälpa till med något, försöka skjuta upp inbokade uppdrag och skapa nya affärer. Det är viktigt att uppgifterna är konkreta och går att följa upp.

När medarbetarna jobbar på distans är det extra viktigt att vara konkret.

– Är du chef över medarbetare som har vaga arbetsuppgifter är det nu viktigt att konkretisera. Annars kan du inte styra verksamheten. Utan konkreta uppgifter kan du inte heller följa upp och ge feedback, vilket är ännu viktigare nu.

• Alla för in noteringar om vilka kunder de har talat med i ett dokument som ligger på den gemensamma plattformen Teams. Målet är fem kundsamtal per dag.

– Det är viktigt att den här plattformen inte enbart används för att rapportera. Ha en flik för rapporter, en flik för personlig utveckling – att tala om vad man har lärt sig, och en social fil där man kan dela med sig av tankar och idéer. Se till att det finns plats för spontanmöten.

• Under arbetets gång är Lena Ahlström själv och två andra ledare alltid tillgängliga via video, telefon eller chatt. Behöver någon medarbetare hjälp, får den det. Ingen fråga är för liten.

• När man som medarbetare är klar för dagen, säger man tydligt ”hej då” på chatten. Då vet ledningen alltid vilka som jobbar. Alla medarbetare får noggrann information om hur det går för hela företaget under krisen. Den som jobbar ensam hemma riskerar annars att få en känsla av att jobba i blindo.

• Det är också viktigt för den som är ledare att försöka fånga upp medarbetare som mår dåligt av att jobba hemma. Några tycker det är toppen, framför allt de som hämtar sin energi inifrån, de som i dagligt tal kallas introverta. Men för extroverta, som får den mesta av sin energi från samspelet med andra, kan hemmajobbet kännas som isolering. Oavsett läggning finns risken att man känner sig osedd av sin chef och sitt företag. Den som exempelvis har alkoholproblem kanske har svårt att stå emot begäret när ingen finns i närheten. Men med frekventa möten kan man fånga upp medarbetare som mår dåligt.

Vad gör man då som chef på distans?

– Då gäller samma tillvägagångssätt som annars. Som chef måste du be om ett enskilt samtal och berätta konkret vad du har lagt märke till och därefter vidta de åtgärder som finns i företagets plan för denna situation. Inför samtalet måste du vara beredd på att personen reagerar starkt. Jag rekommenderar att inte genomföra samtalet digitalt, utan träffa personen om det går. Man kan alltid hålla ett fysiskt avstånd, säger Lena Ahlström.

Hennes egen ledarstil bygger på att skapa rätt stämning i mötena och i företaget som helhet. Det kan man göra på olika sätt. Här är hennes förslag:

– Jag ville tidigt försöka skapa en stämning inför våra egna morgonmöte. Då fick en av mina medarbetare idén att skicka ut ett nyckelord dagen före som medarbetarna får filosofera kring och skicka in sina tankar om. Dessa tankar inleder nu varje morgonmöte. Det har varit väldigt lyckat, säger Lena Ahlström.

Exempel på ord som har använts är förhoppning, mod, utveckling och tydlighet. Men det som genererade flest tankar var inte ord, utan en siffra: 2025.

– Det blev som en vision som väckte både tankar och känslor. Genom mötena tror jag att vi har skapat en ny och starkare samhörighet efter den här krisen, säger Lena Ahlström.

Mer information om Ledarstudion hittar du på deras webbplats